GUIDE PRATIQUE POUR BUDGETISER UN EVENEMENT

GUIDE PRATIQUE POUR BUDGÉTISER UN ÉVÉNEMENT AVEC SUCCÈS

L’organisation d’un événement est une discipline complexe, et il y a une raison pour laquelle certains en font une carrière. Cela dit, avec la bonne quantité de recherche et de préparation, n’importe qui peut planifier son propre événement.

Bien que cela ne soit pas une activité plaisante pour la plupart, établir un budget est la priorité absolue au début des préparatifs.

Cet article met en lumière quelques aspects essentiels à considérer lors de l’élaboration de votre budget, ainsi que des questions importantes à se poser et des fourchettes de prix typiques.

BUDGÉTISATION D’ÉVÉNEMENTS

Trouver la bonne salle peut bien être la démarche la plus importante dans votre parcours de planification d’événements, et comme les lieux les plus demandés se réservent tôt, il est recommandé de réserver le vôtre le plus tôt possible.

Cela dit, il n’y a pas de prix standardisé pour la location de lieux. Ils peuvent être à la journée ou à l’heure, et les tarifs peuvent varier considérablement en fonction de la capacité, de l’emplacement, du type de lieu et des services ou équipements fournis.

Chez COLLECTIF MTL, nous proposons 4 espaces complètement différents qui seront répondre à vos besoins !

Questions clés à poser

  • Quelle capacité ai-je besoin pour mon événement ?
  • Combien de personnes seront présentes à l’événement ?
  • Quel type de soirée je prévois organiser (party de Noel, 5@7, réseautage, conférences, anniversaire, etc)
  • De quels extras du lieu ai-je besoin en termes de services ou équipements (photobooth, traiteur café, projecteur, etc)?

LA NOURRITURE

Vous souhaiterez sans doute offrir de la nourriture pour rendre votre événement inoubliable et pour que vos invités se sentent à l’aise. Bien que la planification des budgets et des quantités puisse être délicate, un traiteur expérimenté peut vous aider tout au long de ce processus. Nous pouvons vous fournir une liste de traiteur externe qui ont déjà travaillé au COLLECTIF MTL.

Questions clés

  • Quelle sorte de nourriture voulez-vous servir (bouchées, repas complet, buffet) ?
  • Y a-t-il des invités avec des restrictions alimentaires pour lesquelles vous devrez prévoir des aménagements spéciaux ?
  • Que ferez-vous des restes ?

LE BAR

Un bar bien géré est un facteur clé pour assurer le succès d’un événement festif. Vous voulez que vos invités profitent d’options de boisson de qualité, mais vous voulez aussi assurer un service rapide et amical.

Questions clés

  • Si vous désirez vendre ou servir durant une soirée publique, une demande de permis doit être faite auprès de la RACJ
  • Quel type d’alcool devrez-vous fournir pour correspondre aux préférences de vos invités et à l’ambiance de l’événement ? Voulez-vous servir des cocktails spéciaux ou thématiques ?
  • Fournirez-vous des options non alcoolisées adéquates ?
  • Que ferez-vous avec l’excédent d’alcool ?

À prévoir :

Si votre événement a un bar ouvert, vous devriez prévoir au moins 10-12 $ par invité par heure. Ce budget devrait être réparti de manière proportionnelle entre les différents types d’alcool (bière, alcool, vin, spiritueux et eau pétillante) et autres ingrédients (mélangeur, garnitures, etc.) dont vous aurez besoin. Vous pouvez vous procurer de la glace dans une épicerie, un dépanneur ou via une entreprise de livraison. Pour un événement de 100 personnes, prévoyez de dépenser au moins 50 $ pour la glace. Dans chaque salle du COLLECTIF MTL se trouve un congélateur assez gros pour y stocker la glace.

 

L’ÉQUIPE

Lorsque tous les préparatifs ont été pris en compte, il est essentiel de s’assurer que tout se déroule sans accroc le jour de l’événement. Pour cela, il est nécessaire de constituer une équipe compétente et dynamique qui saura garantir le bon déroulement de la soirée.

Questions clés

  • Avez-vous besoin d’hôtes ou de serveurs pour accueillir et servir vos invités ?
  • Certains membres de votre personnel doivent-ils effectuer une visite du site avant l’événement ?
  • Avez-vous besoin d’une pièce ou une zone où les membres du personnel peuvent laisser leurs affaires ?
  • Les pourboires sont-ils attendus par le personnel ? C’est quelque chose que vous pouvez communiquer à vos invités à l’avance le cas échéant.

À prévoir :

Les hôtes, la sécurité, les serveurs et nettoyeurs s’attendent généralement à être rémunérés à environ 30 $ de l’heure.

Pour les événements plus animés, au COLLECTIF MTL nous demandons un minimum de 1 agent de sécurité par tranche de 75 invités. Nous engageons une équipe externe qui font tous nos événements que ce soit public ou privé. Nous sommes en plein cœur du centre-ville et la rue Ste-Catherine est toujours très mouvementée.

Enfin, il peut être utile d’avoir un(e) photographe ou vidéaste pour immortaliser les moments forts de la soirée. Leurs clichés permettront de conserver des souvenirs inoubliables et de partager l’événement avec ceux qui n’ont pas pu y assister. Au COLLECTIF MTL, nous pouvons vous proposer le rajout de notre photobooth qui est très simple à utiliser et très populaire.

 

LA PRODUCTION

La musique, les performances ou toute autre forme de divertissement en direct sont essentiels pour une fête réussie. Des DJ aux groupes en passant par les chanteurs, un bon divertissement peut faire ou défaire des événements de toutes sortes.

Une bonne musique sans un son de qualité est comparable à regarder un excellent film sur un téléphone : le contenu est présent, mais la présentation laisse à désirer. Il est crucial de garantir que l’aspect audiovisuel de votre événement soit parfaitement opérationnel et géré de manière professionnelle, afin d’éviter les imprévus de dernière minute et de garantir une expérience satisfaisante pour vos invités. Au COLLECTIF MTL, chaque salle dispose d’un système de son professionnel.

Questions clés

  • Allez-vous avoir un DJ ou une playlist ? Le type de branchage est différent pour chaque.
  • Dans les cas où vous engagez un groupe, quel équipement vos artistes ont-ils besoin ? Vont-ils l’apporter eux-mêmes ou s’attendent-ils à ce que vous le fournissiez ?
  • Avez-vous besoin qu’un projecteur soit installé ?

 

PENSÉES FINALES

Organiser un événement peut être une tâche complexe, mais avec une planification minutieuse, cela peut être une expérience gratifiante. Nous comprenons que chaque événement est unique et que des dépenses imprévues peuvent survenir. C’est pourquoi nous avons élaboré ce guide pour vous aider à démarrer votre processus budgétaire.

Tout d’abord, il est important de noter que certaines dépenses mineures peuvent ne pas être mentionnées dans ce guide, mais qu’elles peuvent tout de même avoir un impact significatif sur votre budget. Pensez au coût de certaines décorations ou de l’envoi d’invitations, par exemple. Pour éviter les surprises, nous vous recommandons d’allouer un budget pour les incidents divers, représentant entre 5 et 10 % de votre budget total.

En outre, la communication proactive avec votre lieu et vos fournisseurs est essentielle pour éviter des frais supplémentaires imprévus. Des visites en personne ou des réunions préalables peuvent vous aider à anticiper ces coûts et à les intégrer à votre budget.

Enfin, n’hésitez pas à consulter notre page Instagram pour trouver de l’inspiration et des idées créatives pour votre événement.

Nous espérons que ces conseils vous seront utiles dans votre parcours de planification d’événements. Nous vous souhaitons bonne chance et beaucoup de succès dans cette aventure !

Bien cordialement,

COLLECTIF MTL